OSEMZIZ Office Line SalärabrechnungDie OSEMZIZ Salärabrechnung bietet eine umfassende Lösung für die Lohnabrechnung und Personalverwaltung in Schweizer Unternehmen. Sie unterstützt die gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen wie AHV, ALV, BU, NBU, BVG, Krankentaggeld, Krankenkasse, Quellensteuer sowie Kinder- und Familienzulagen für alle 26 Kantone.
Darüber hinaus stehen Funktionen für Spesenabrechnungen, Ferienverwaltung und die Verwaltung von Arbeitszeiten mit frei definierbaren Zeitmodellen und Feiertagskalendern zur Verfügung. Salärabrechnungen und Salärauszahlungen können bei Bedarf auch in Fremdwährungen geführt werden. Unterschiedliche Abrechnungskreise, Standorte, Abteilungen und Filialen lassen sich flexibel abbilden. Auswertungen können gezielt nach diesen Kriterien erstellt und getrennt analysiert werden.
Als vollständig integriertes Modul von OSEMZIZ Office Line arbeitet die Salärabrechnung mit den weiteren Bereichen des ERP-Systems zusammen. Personal- und Lohndaten stehen damit dort zur Verfügung, wo sie im Geschäftsprozess benötigt werden, ohne unnötige Mehrfacherfassungen.
Kurzübersicht
Die OSEMZIZ Salärabrechnung unterstützt den gesamten Prozess von der Personalverwaltung über die monatliche Lohnabrechnung bis zu den Jahresabrechnungen der Sozial- und Personalversicherungen. Lohnabrechnungen, Lohnausweise und Jahresabrechnungen können automatisch als PDF erstellt und direkt per E-Mail versendet werden. Auch der automatische Versand von Jahresabrechnungen wird unterstützt. Für die elektronische Kommunikation steht zusätzlich eine vollständige Integration mit Tobit David zur Verfügung. Durch die enge Integration in OSEMZIZ Office Line werden Lohndaten direkt an das Rechnungswesen übergeben. Die Verbuchung kann inklusive Kostenrechnung erfolgen; die zugehörigen Buchungsprotokolle werden als PDF im Rechnungswesen abgelegt.
Die Bedienung ist auf eine intuitive und übersichtliche Erfassung der Personal- und Lohndaten ausgelegt.
Funktionen im Überblick
- Zentrale Personalverwaltung und Personaldossier
- Frei definierbarer Lohnartenstamm mit unterschiedlichen Berechnungsarten
- Lohnabrechnungen mit frei definierbaren Abrechnungskreisen
- Abrechnung von Sozialversicherungen wie AHV, UV, KTG und BVG
- Automatische Quellensteuerberechnung
- Automatische Erstellung von Lohnausweisen
- Direkter Versand von Lohnabrechnungen, Lohnausweisen und weiteren Belegen als PDF per E-Mail
- Jahresabrechnungen der Sozial- und Personalversicherungen mit automatisiertem Versand
- Auswertungen wie Lohnjournal und Lohnrekapitulation
- Notizen, Personalinformationen sowie Geburtstags- und Jahrgangslisten
- Zeitkonten mit Präsenz- und Feriensaldi
- Direkte Verbuchung ins Rechnungswesen inklusive Kostenrechnung
- Automatische Ablage der Buchungsprotokolle als PDF im Rechnungswesen
- Fremdwährungsfähige Mandanten- und Salärabrechnung; gesetzliche Abrechnungen erfolgen in Schweizer Franken
- Integration mit Tobit David
- ELM – Elektronisches Lohnmeldesystem (in Bearbeitung)
Die Salärabrechnung ist vollständig in OSEMZIZ Office Line integriert und nutzt die gemeinsame Datenbasis des ERP-Systems.
Personalstamm
Der Personalstamm ist gleichzeitig ein umfassendes Personalinformationssystem und bildet die zentrale Basis für alle mitarbeitendenbezogenen Informationen. Salärabrechnung und Zeiterfassung verwenden denselben gemeinsamen Personalstamm. Personaldaten werden dadurch nur einmal gepflegt und stehen beiden Modulen unmittelbar zur Verfügung. Eine doppelte Erfassung und Synchronisation von Personalstammdaten entfällt.
Ist die OSEMZIZ Zeiterfassung installiert, können die personenbezogenen Stammdaten der Zeiterfassung direkt innerhalb der Salärabrechnung verwaltet werden. Damit bilden Personalverwaltung, Salärabrechnung und Zeiterfassung eine durchgängige, integrierte Lösung.
Lohnartenstamm
Ein flexibler Lohnartenstamm bei welchem Sie eigene Lohnarten erfassen, bestehende ändern oder kopieren können. Änderungen könnern Sie mit „ab Periode“ im Voraus erfassen. Es stehen verschiedene Berechnungsformeln und individuelle Abrechnungstabellen zur Verfügung.
Eine Aufsummierung der Summen auf verschiedene Sparten ist sogar möglich.
Lohnerfassung
Für die Abrechnung stehen feste Lohnarten zur Verfügung die mit "ab Periode" bereits im Voraus erfasst werden können. Feste Bezüge können vordefiniert werden. Spesen, Stundenlohn und viele weitere Lohnarten können pro Monat erfasst werden. Im weiteren können feste Bezüge auf einen bestimmten Monat oder Periode definiert werden.
Beim Import von Stundenzusammenstellungen und Spesenabrechnung via Exceltabellen werden alle Daten automatisch verarbeitet. Betriebsferien oder gemeinsame Abwesenheiten können anhand von Abrechnungskreis, Standort, Abteilung und Personalgruppe automatisch bei den betroffenen Mitarbeiter erzeugt werden.
Abrechnung
Flexible Abrechnung und vollständige Integration
Für die Lohnverarbeitung stehen bis zu 99 Abrechnungskreise zur Verfügung. Diese können unabhängig voneinander oder gemeinsam abgerechnet werden und ermöglichen eine flexible Organisation nach beispielsweise Standorten, Filialen oder Unternehmensbereichen. Bereits erstellte Abrechnungen können bei Bedarf rückgerechnet werden. Kostenstellen und Kostenträger lassen sich innerhalb eines Abrechnungsvorgangs berücksichtigen und ermöglichen eine differenzierte Zuordnung der Personalkosten.
Bei eingesetzter OSEMZIZ Zeiterfassung werden die relevanten Arbeitszeitdaten automatisch in die Salärabrechnung übernommen. Eine erneute Erfassung der bereits vorhandenen Zeitdaten entfällt. Die Verbuchung der Salärabrechnung erfolgt direkt in das OSEMZIZ Rechnungswesen – inklusive Kostenstellen und Kostenträgern. Dadurch entsteht ein durchgängiger Prozess von der Zeiterfassung über die Lohnverarbeitung bis zur Finanz- und Kostenrechnung.
Mehrsprachigkeit
Sämtliche Standard-Korrespondenzformulare stehen in Deutsch, Französisch, Italienisch, Englisch und Rumantsch Grischun zur Verfügung. Damit eignet sich die Salärabrechnung auch für Unternehmen mit Mitarbeitenden in unterschiedlichen Sprachregionen.
Salärvergütungen
Die OSEMZIZ Salärabrechnung verfügt über eine integrierte Verwaltung der Vergütungsaufträge und unterstützt deren Übermittlung im ISO-20022-Format. Die Erstellung der Salärvergütungen erfolgt unabhängig von der eigentlichen Salärabrechnung. Dadurch können Salärzahlungen auch nachträglich aufgeteilt und separat ausgeführt werden. Vergütungen sind sowohl in Schweizer Franken als auch in Fremdwährungen möglich. Wird eine bereits ausbezahlte Salärabrechnung rückgerechnet, können notwendige Differenzvergütungsaufträge automatisch erstellt werden. Bei einer Überzahlung wird der entsprechende Betrag automatisch bei der nächsten Salärabrechnung berücksichtigt und abgezogen.
Ist das OSEMZIZ Rechnungswesen im Einsatz, wird der Prozess vollständig integriert: Sowohl die Salärabrechnung als auch die ausgeführten Vergütungsaufträge erzeugen automatisch die entsprechenden Buchungen im Rechnungswesen.
Die zugehörigen Belege und Buchungsprotokolle werden automatisch als PDF direkt bei den entsprechenden Buchungen im Rechnungswesen abgelegt. Damit sind Buchung und Originalbeleg unmittelbar miteinander verknüpft und können jederzeit gemeinsam eingesehen werden.
Sozial- und Personalversicherungen
AHV, ALV, BU, NBU, BVG, Krankentaggeld und Krankenkasse können direkt den jeweiligen Versicherungen und Kassen zugeordnet werden. Pro Versicherungsart lassen sich bei Bedarf mehrere Versicherungen oder Kassen verwalten und individuell den Mitarbeitenden zuweisen. Ist die OSEMZIZ Versicherungsverwaltung installiert, werden die Versicherungsstammdaten zentral und gemeinsam genutzt. Eine doppelte Pflege derselben Informationen in verschiedenen Modulen entfällt.
Die Integration funktioniert dabei in beide Richtungen: Wird eine personalbezogene Versicherung oder Kasse in der Salärabrechnung erfasst, steht sie automatisch in der Versicherungsverwaltung zur Verfügung. Umgekehrt werden personalbezogene Versicherungen, die in der Versicherungsverwaltung erfasst werden, unmittelbar auch in der Salärabrechnung bereitgestellt. Damit arbeiten Salärabrechnung und Versicherungsverwaltung auf einer gemeinsamen Datenbasis und gewährleisten konsistente Versicherungs- und Personaldaten im gesamten ERP-System.
Archivdruck
Mit dem integrierten Archivdruck können sämtliche relevanten Belege und Auswertungen strukturiert für die betriebliche oder elektronische Archivierung aufbereitet werden. Deckblätter sorgen dabei für eine klare Trennung und Zuordnung der einzelnen Bereiche. Bei der monatlichen Archivierung werden die Belege und Auswertungen des gewählten Monats inklusive der entsprechenden Deckblätter als vollständiger Stapel ausgegeben. Die jährliche Archivierung fasst die relevanten Jahresabrechnungen und Jahresauswertungen ebenfalls mit den entsprechenden Deckblättern zu einem strukturierten Archivstapel zusammen. Wird ein Gesamtjahr gewählt, erstellt das System automatisch für jeden einzelnen Monat die vollständige monatliche Archivierung und ergänzt anschliessend die Jahresabrechnungen und Jahresauswertungen. Das gesamte Geschäftsjahr kann damit in einem einzigen Arbeitsgang für die Archivierung aufbereitet werden.
Die Ausgabe kann klassisch auf einem Drucker oder Multifunktionsgerät erfolgen. Unterstützt das eingesetzte Gerät eine elektronische Archivierungsfunktion, kann der gesamte Stapel als PDF erzeugt und direkt an ein externes Archivsystem übergeben werden.
Damit eignet sich der Archivdruck sowohl für die klassische physische Ablage als auch für elektronische Dokumentenarchive.
Kompatibilität
Die OSEMZIZ Salärabrechnung kann in bestehende Finanzbuchhaltungslösungen integriert werden und unterstützt unter anderem:
- Sage 100
- Direkte Verbuchung in das Sage 100 Rechnungswesen
- Direkte Verbuchung in die Finanzbuchhaltung der Stieger Software AG